Tietosuoja- ja saavutettavuusselosteet
TIETOSUOJASELOSTE - Pohjois-Savon Sosiaaliturvayhdistys ry jäsenrekisteri
EU:n yleinen tietosuoja-asetus ((EU) 2016/679)
1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä:
Pohjois-Savon Sosiaaliturvayhdistys ry
Käyntiosoite: Lastentie 1 B, 70620 Kuopio
Postiosoite: Lastentie 1 B, 70620 Kuopio
Yhteyshenkilö:
Yhdistyksen varapuheenjohtaja Elina Pekonen
044 785 6626, elina.pekonen(at)savonia.fi
2. Rekisterin nimi
Pohjois-Savon Sosiaaliturvayhdistys ry jäsenrekisteri
3. Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoitus ja perusteet
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa, oikeutettu etu huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä. Rekisteriin kootaan henkilöjäsenilta jäsenen nimi, kotipaikka, sähköpostiosoite, postiosoite, puhelinnumero sekä tieto jäsenmaksun suorittamisesta ja mahdollinen rooli yhdistyksen hallituksessa. Yhteisöjäseniltä kootaan organisaation nimi ja vastaavat yhteyshenkilön yhteystiedot sekä tieto jäsenmaksujen suorittamisesta.
Käsittelyn tarkoituksena on:
· Jäsenviestintä ja -palvelut
· Yhdistystoimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen
4. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään.
5. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu salasanoilla ja pääsy tietoihin on rajattu henkilöihin, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja yhdistyksen toiminnan hoitamiseksi. Digitaalisesti käsiteltäviä tietoja säilytetään Teams - verkkoalustalla, johon on pääsy yhdistyksen hallituksen jäsenillä ja jäsenasioista vastaavilla. Lisäksi tietoja säilytetään yhdistyksen jäsenasioista sekä viestinnästä vastaavien tietokoneilla. Tietoverkot ja laitteistot, joilla rekisterit sijaitsevat, on suojattu palomuurilla ja muilla tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä.
Kirjallisia tietoja säilytetään lukitussa kaapissa, johon pääsyä on rajattu henkilöihin, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja yhdistyksen jäsenasioiden hoitamiseksi.
6. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Rekisterinpitäjä ei luovuta rekisteröityjen henkilötietoja ulkopuolisille, paitsi Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä.
7. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Henkilötietoja siirtyy Euroopan Unionin ulkopuolelle Google Drive – verkkoalustalla, jossa säilytetään yhdistyksen asiakirjoja. Google kuuluu USA:n ja EU:n välisen Privacy Shield -kehyksen sertifioitujen yritysten listalle. Lue lisää Googlen tietoturvasta https://policies.google.com/technologies/product-privacy?hl=fi
8. Henkilötietojen säilytysaika
Rekisterinpitäjänä arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista.
Rekisterinpitäjä ilmoittaa rekisteröidylle henkilötietojen tietoturvaloukkauksista, mikäli loukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisen henkilön oikeuksille ja vapauksille. Rekisterinpitäjä tekee ilmoituksen suoraan rekisteröidyille tai julkisella ilmoituksella, kuten median välityksellä, mikäli tämä aiheuttaa rekisterinpitäjälle kohtuutonta vaivaa. Rekisterinpitäjä tekee ilmoituksen loukkauksista myös tietosuojavaltuutetulle.
10. Yhteydenotot
Kaikki selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee tehdä rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle sähköpostiosoitteeseen elina.pekonen(at)savonia.fi tai toimisto.pssotu(at)gmail.com. Rekisteröityä suositellaan tietojen tarkastuspyyntöä, oikaisua ja poistamisvaatimusta käyttäessään käyttämään tietosuojavaltuutetun toimiston kokoamia mallilomakkeita ja toimittamaan niissä vaadittavat tiedot rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle prosessin sujuvoittamiseksi.
Mallilomakkeet löytyvät osoitteesta: http://www.tietosuoja.fi/fi/index/materiaalia/lomakkeet/tarkastuspyyntojakorjaamisvaatimus.html
Rekisterinpitäjällä on oikeus varmistaa tarkastusoikeutta käyttävän henkilön henkilöllisyys. Mikäli rekisteröity ei toimita tarpeellisia lisätietoja, rekisterinpitäjällä on oikeus kieltäytyä tehtävästä.
11. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, informoimme niistä tarvittaessa myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla verkkosivuillemme ja sosiaalisen median kanaviin asiasta ilmoituksen.
Tietosuojaseloste on laadittu 21.5.2018
Päivitetty 25.11.2019 (ei merkittäviä muutoksia)
Päivitetty 15.9.2020 (yhteyshenkilön tiedot päivitetty)
Päivitetty 12.9.2024 (rekisterinpitäjän osoitteet ja yhteyshenkilön tiedot)